VOC Administrative Coordinator

Declaração de Propósito do Cargo: O titular do cargo é responsável pela coordenação precisa e profissional de todo o processo administrativo do VOC na sua área de responsabilidade. Ele/Ela desempenha o trabalho no âmbito do Sistema de Garantia de Qualidade BV, ISO 9001, ISO 17020, do Código de Ética, dos Três Absolutos (Segurança, Controlo Financeiro e Ética) e da política do Grupo BV.

RESPONSABILIDADES

• Desempenhar funções conforme o GS RSA IO 110;
• Envio de RFCS (Pedidos de Certificado)/Folhas de Dados/Flyers/informações e atualizações necessárias aos Exportadores;
• Rever os RFCs e contactar o exportador se o RFC não estiver totalmente concluído e realizar falhas diárias de acompanhamento das entregas dos RFCs e/ou pedidos de documentação final enviados aos exportadores;
• Fazer a ligação com exportadores e/ou Gabinetes de Ligação para recolha de esclarecimentos/documentos adicionais, notificação de Não Conformidade e emissão do Certificado (conforme ou Não Conforme);
• Os seguimentos devem ser feitos com o responsável por IC para IRs pendentes;
• Garantir uma comunicação clara com todas as partes internas e externas;
• Processar toda a administração e documentação necessárias na área de responsabilidade;
• Preparação de todo o material informativo necessário para apoiar a unidade organizacional relevante;
• Fatura ao cliente conforme  o processo de faturaçãosob o Gabinete Emissor,  consulte o procedimento GSIT RSA INV 115;
• Otimizar processos administrativos e melhorar a eficiência;
• Rever e validar a documentação final em relação às tarefas realizadas, bem como os dados do RFC (em termos de natureza dos bens, quantidade, condicionamento, modo de embalagem, etc.);
• Garantir, antes da emissão dos certificados, que todos os procedimentos aplicáveis (especialmente a lista de verificação relevante, encontrada nas conexões) foram aplicados de forma satisfatória e que a conclusão é satisfatória. Qualquer discrepância (corrigida ou não) deve ser reportada;
•  Emitir Certificados / Relatórios de Não Conformidade o mais rapidamente possível, dentro dos prazos necessários (consultar objetivos) e de acordo com os procedimentos. Envie certificados por email ao cliente em questão (comprovativo de pagamento para novos clientes e depois liberte o certificado);
•  Envie contributos / sugestões ativas ao Líder de Equipa ou ao Gestor de VOC para melhoria contínua dos nossos processos e procedimentos;
•  Responder a questões urgentes do cliente, LO, HO, RC e gestão;
•   Responda a TODOS os emails atempadamente;
•  Apoiar os Desenvolvedores de Vendas VOC nas ações-chave;
• Realizar tarefas adicionais conforme necessário pela Gestão.

CONHECIMENTO, COMPETÊNCIAS E EXPERIÊNCIA

• Ensino secundário, com experiência adequada.
• Boas competências em inglês e línguas locais.
• Competências de PC (Siebel, Redação de Relatórios).

Principais Indicadores de Desempenho

• Formação para a sensibilização ISO 17020
• Noções de QHSE