Quotes and Proposal Admin Intern

O Estagiário Administrativo de Cotações e Propostas fornecerá suporte administrativo crítico à equipe de Vendas , garantindo a preparação precisa e oportuna de cotações de clientes e propostas formais. Esta função conecta operações e vendas, exigindo atenção aos detalhes, habilidades organizacionais e familiaridade com sistemas de gerenciamento de propostas

Prestação de contas

Reporta ao RESPONSÁVEL PELA CERTIFICAÇÃO – MOÇAMBIQUE E ANGOLA

 Preparação de Cotações e Propostas

Compilar especificações técnicas, dados de preços e escopo de serviços em documentos de cotação profissionais
Formatar propostas de acordo com modelos da empresa e diretrizes de marca
Garantir que todas as cotações incluam preços precisos, termos e prazos de entrega
Coordenar com equipes técnicas para obter informações necessárias para propostas complexas

Suporte Administrativo

Manter sistemas de arquivamento organizados (digital e físico) para todas as cotações e propostas
Rastrear o status das cotações e prazos de acompanhamento
Preparar cartas de apresentação, apêndices e documentação de apoio
Gerenciar controle de versão e revisões de documentos

Gestão de Dados

Inserir dados de cotações em sistemas CRM ou ferramentas de gerenciamento de propostas
Atualizar bancos de dados de preços e catálogos de serviços
Monitorar datas de expiração de cotações e sinalizar renovações
Gerar relatórios sobre volume de cotações, taxas de conversão e prazos de execução

Garantia de Qualidade

Revisar documentos quanto à precisão, consistência e conformidade
Verificar cálculos de preços e aplicações de descontos
Validar informações do cliente e especificações do projeto
Sinalizar discrepâncias ou informações ausentes antes da apresentação

 Comunicação e Coordenação

Fazer interface entre equipes de vendas, operações e técnicas para acelerar a preparação de cotações
Responder a consultas de clientes sobre o status da cotação
Manter correspondência profissional e registros de documentação

Qualificações e Experiências

Formação académica: Atualmente a frequentar ou ter concluído recentemente uma licenciatura em Administração de Negócios, Vendas ou área relacionada

Competências linguísticas: Fluência em português (escrito e falado); proficiência em inglês (Escrito e falado)

Competências técnicas: Proficiência no Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint); gestão básica de bases de dados

Competências interpessoais:

Forte capacidade de organização e gestão do tempo
Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal
Atenção aos detalhes e precisão
Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipa
Comportamento profissional e confiabilidade

KPI'S 

Tempo de processamento de cotações e propostas
Taxa de conformidade dos documentos
Precisão de dados
Conformidade com templartes e Directrizes
Volume de cotações e propostas preparadas
Utilização do Sistema

Principais Desafios

Pressão de Prazos
Curva de Aprendizado de Sistemas
Picos de Volume Irregular
Manutenção de Dados Atualizados
Comunicação Interdepartamental

Environmental and Safety Responsibilities

Conhecer a política de segurança e ambiente da empresa
Estar familiarizado com os requisitos de segurança estabelecidos no manual de segurança
Notificar e/ou corrigir qualquer prática insegura identificada por qualquer membro do pessoal.
Identificar perigos e riscos associados às tarefas realizadas ou ao ambiente de trabalho e comunicá-los ao Departamento de SHEQ
Comunicar todos os incidentes e acidentes à administração imediatamente ou assim que for razoavelmente possível
Realizar o trabalho de acordo com os requisitos específicos do cliente e cumprir as regras do cliente (quando aplicável).
Participar em formações de emergência
Participar e contribuir para o registo de perigos e riscos no que diz respeito à sua área de responsabilidade
Assegurar o cumprimento das obrigações legais e morais no que diz respeito ao cargo, através da compreensão e implementação das secções relevantes dos requisitos de Saúde e Segurança no Trabalho