Apply now »

Office Manager

Location: 

Prague, The City of Prague, CZ

Type of contract:  Permanent
Posting date:  05-Nov-2022
Job offer reference:  139721

Všeobecně

  • Respektovat všechny relevantní interní směrnice, postupy a metody
  • Zajistit jasnou komunikaci všech interních a externích stran
  • Vedení svěřených agend
  • Zpracování všech nutných administrativních podkladů v rámci kompetence
  • Účast na externích a interních setkáních v rámci kompetencí
  • Odpovědnost za přijímání a implementaci efektivních nápravných opatření

Specifické odpovědnosti

  • Zadávání objednávek, kontrola a evidence faktur v interním systému Flex+Basware, alokace nákladů OFFICE a telekomunikačních  faktur
  • Obsluha ústřední telefonní linky, příjem příchozích hovorů, přesměrování na kompetentní oddělení, kontrola e-mailů a předávání zpráv
  • Poskytování podkladů při tvorbě ročního plánu rozpočtu
  • Sledování operativních nákladů včetně nákupů za hotové (účtenka, bez faktury)
  • Nastavení a vedení systému zásobování společnosti; v případě potřeby změna v systému
  • Vedení agendy firemních vozů
  • Spolupráce s odděleními financí, IT, HR, marketing a s administrativním týmem skupiny
  • Poskytování logistické podpory vedení společnosti – letenky, hotely, transfery
  • Organizace interních jednání, školení a návštěv, evidence a koordinace zasedacích místností
  • Zabezpečení chodu kanceláří – zásobování, jednání s dodavateli, zajištění oprav, úklidu, jednání s majitelem budovy, péče o skladové prostory, evidence klíčů a vstupních čipů
  • Administrativní podpora generálního ředitele a HR oddělení
  • Registrace, nákup a přidělování hmotného majetku – nábytek, mobilní telefony, atd., spolupráce s finančním oddělením při interních inventurách
  • Zajišťování občerstvení na porady vedení a na školení a kurzy pořádané v prostorách BV
  • Správa datových schránek, distribuce zpráv, odesílání zpráv dle pokynů
  • Příjem a evidence došlé pošty
  • Zajišťování aktuálních výpisů z rejstříků, potvrzení bezdlužnosti, archivace.
  • BOZP – zodpovědnost za lékárničku, doplňování a výměna léků a materiálu

Znalosti a dovednosti

  • Ukončené středoškolské vzdělání
  • Minimálně 2 roky zkušeností v oblasti administrativy
  • Znalost angličtiny ústně a písemně na komunikativní úrovni
  • PC pokročilá znalost (MS Office 365)
  • Organizační a komunikační dovednosti
  • Smysl pro systém a praktické jednání
  • Aktivní řidičský průkaz B

Co nabízíme

  • stravenky 
  • příspěvek od zaměstnavatele na penzijní připojištění 
  • 5 týdnů dovolené 
  • 3 sick days na kalendářní rok
  • podpora při profesním vzdělávání (výuka AJ, školení)
  • Cafeteria 
  • MultiSport karta – příspěvek 200Kč
  • Možnost home office dle dohody s nadřízeným

READY TO LEAVE YOUR MARK IN A SMARTER SOCIETY?

Apply now »