Operational Assistant

İş Tanımı:

Departman Operasyon Asistanı

Lokasyon:

Türkiye

BV İş Ailesi:

Operasyon ve Ofis Destek

Raporlama:

Opearasyon & Departman Müdürü

Rolün Amacı:

İlgili departman için belirlenmiş olan destek-planlama ve bağlı görevleri ilgili departman kurallarına göre gerçekleştirmek.

SORUMLULUKLR

• Aylık denetimleri planlamak ve şirketleri ve denetim ekibini faks veya e-postayla bilgilendirmek,
• Zaman çizelgesini hazırlamak, takip etmek ve güncelleştirmek,
• Müşterilerin Elkitaplarını & diğer belgelerini takip etmek ve denetçilere vermek,
• Otel & uçak rezervasyonlarını yapmak ve biletleri denetçilere vermek,
• Denetçilerin yeterliklerini izlemek ve prosedürlere göre güncelleştirmek,
• Aylık Faaliyet Raporlarını hazırlamak,
• Müşteri Referans Listesini takip etmek ve güncelleştirmek,
• Yeni personel için personel dosyası açmak, bütün mevcut personel dosyalarını periyodik olarak kontrol etmek ve güncelleştirmek,
• Yeniden belgelendirmeleri takip etmek ve belgeleri sona erecek olan müşterileri üç ay önceden haberdar etmek,
• Kapsamlara, standartlara, bitim tarihlerine vs ilişkin bilgiler dahil, müşteri veri tabanlarını takip etmek ve güncelleştirmek,
• BV Genel Merkeze & diğer ofislere gönderilen belgeleri hazırlamak ve takip etmek,
• Kontrat imzalandıktan sonra müşteri dosyalarını açmak,
• Müşteri dosyalarını bütün yazışmalar ve belgeler ile güncel tutmak,
• Müşteri dosyaları listesini güncel tutmak, eski dosyaları mühürlemek,
• Gerekli denetim dosyalarını ve belgelerini hazırlamak ve denetçilere vermek,
• Denetçilerden gelen belgeleri rapor vs kontrol etmek, tasnif etmek ve ana müşteri dosyaları halinde arşivlemek,
• Belgelerin, bayrak ve diğer kırtasiyelerin stokların kontrol etmek,
• İlk amiri tarafından verilen işi ile ilgili diğer görevleri yürütmek,
• Bureau Veritas şirket standartlarına ve BV 3 Mutlak değer (Güvenlik, Etik ve Finansal Kontrol) prensiplerine uygun çalışmak.

BİLGİ, BECERİ & TECRÜBE

• Lise veya üniversite mezunu,
• Benzer pozisyonda en az 2 yıl deneyimli,
• Tercihen uluslararası şirket deneyimli,
• Tercihen ön muhasebe deneyimli,
• Düzgün diksiyon sahibi,
• Dış görünüşüne dikkat eden,
• İletişim, karşılama ve ağırlama kurallarına hakim,
• ISO/IEC 17020 standart bilgisine sahip,
• MS Office uygulamalarına hakim

HSE gerekliliklerinin bir parçası olarak sorumlulukları şunları içerir:

• Geçerli tüm yasal gerekliliklere, BV HSE grup ve lokal politika ve prosedürlerine, müşterinin uygulanabilir olan HSE prosedürlerine ve uygulama kurallarına her zaman uymak
• Kişisel çalışma alanlarını tehlikeden uzak ve düzenli tutmak ve herhangi bir uygunsuzluğu/tehlikeyi derhal HSE Müdürü ve ilgili Bölge Müdürü/Departman Müdürü/N+1 Yöneticisine raporlamak
• Yeni tespit edilen herhangi bir tehlikeyi derhal rapor etmek ve ilgili riski ortadan kaldırmak/en aza indirmek için uygun operasyonel kontrolün geliştirilmesine katılmak
• Tanık olunan veya yaşanılan tüm HSE olaylarını (güvensiz durum/davranış, ramak kala, iş kazası vb.) derhal raporlamak, olay araştırmasına katılım sağlamak
• Faaliyeti gerçekleştirmek için koşullar güvenli değilse işi durdurmaya yetkili olmak (bu yetki kullanılıyorsa, daha fazla rehberlik için N+1 Yöneticisine derhal bilgilendirilmelidir.).
• Kendi sağlık ve güvenliğinizden ve yaptığınız veya yapmadığınız şeylerden etkilenebilecek kişilerin sağlık ve güvenliğinden sorumlu olmak.

ANA SORUMLULUKLAR

• BV Temel ve İş değerleri,
• Takım çalışması,
• Kişiler ve durumlarla başa çıkabilme,
• Gizlilik.

PERFORMANS GÖSTERGELERİ

• Verilen işin zamanında, doğru, tam ve düzgün yapılması,
• Dış müşteri ve şirket çalışanları ile olan iletişim,
• Evrak kayıt raporlarının doğru olarak ve zamanında paylaşılması..